Egy könyvtár átköltöztetése mindig nagy feladat. Ezzel a kihívással kellett megbirkóznia a cikk szerzőjének, mikor a könyvtárat, ahol dolgozik, felújítási munkálatok miatt időlegesen másik épületbe helyezték át.
Az átköltöztetés legfőbb problémáját a két helyszín méretbeli különbsége jelentette. Míg az eredeti könyvtárépület közel 455 négyzetméteres volt, addig az új helyszín épp csak megközelítette a 27 négyzetméteres nagyságot. Az eltérés miatt a könyvtár 65.000 dokumentumos állományát teljes egészében természetesen nem lehetett átszállítani az ideiglenes épületbe, hanem ki kellett válogatni egy közel 4000 dokumentumot tartalmazó gyűjteményt, melynek példányaihoz az intézmény továbbra is biztosítani kívánta a hozzáférést. A közel egy hónapos költözés alatt számos kérdés merült, melyek közül az alábbi három bizonyult a legkomolyabbnak:
Hogyan döntsük el, hogy mit viszünk magunkkal?
Mivel már az átköltöztetés előtt kiderült, hogy egy nagyon kis helység fog csak a könyvtár rendelkezésére állni, jól át kellett gondolni, hogy az állomány mely részét viszik magukkal. Végül úgy döntöttek, számolva a későbbi állománynövekedéssel, hogy csak a hat hónapnál nem régebbi kiadványok kerülnek átvitelre. Ezek képezték az ideiglenes gyűjtemény magvát. Ezt az alapállományt egészítették ki azokkal a könyvekkel, melyeket vélhetően a közeljövőben keresni fognak az olvasók. Ilyenek voltak például az olyan trilógiák elő kötetei, melyek folytatásai egy éven belül jelennek majd meg. Nehezítette az előre tervezést, hogy az olvasóközönség, miután hírét vette a költöztetésnek, nagy tételben kezdte kikölcsönözni kedvenc könyveit, így biztosítva majdani helyüket az új könyvtár polcain.
Hogyan csomagoljunk?
Több módszer is létezik a könyvállomány “dobozolására”. Általánosságban jól működik az egy polc - egy doboz elv: a doboz így egyértelműen hozzárendelődik az adott polchoz és a rajta lévő könyvtári azonosítók segítségével meg lehet állapítani, hogy mely állományrészt tartalmazza az adott csomag. Bár ez a munka nem igényel különösebb szakértelmet, a könyvtár mégis úgy döntött, hogy egy költöztető céget bíz meg a lebonyolítással. Ez végül nagyon jó döntésnek bizonyult, mivel a társaság emberei igen színvonalas munkát végeztek. A pakolás maga négy napig tartott, melynek keretében közel ezer doboz készült el saját színkóddal és jelzetekkel. Ezek a későbbiekben jelentősen megkönnyítették az állomány kicsomagolását. Külön pozitívum volt, hogy a szállítmányozási cég még saját dobozokról is gondoskodott, melyek jobban szavatolták az állomány biztonságát.
Mit tegyünk az állománynak azzal a becsomagolt részével, amit nem viszünk magunkkal az új helyre?
A kezdeti terv az volt, hogy az állomány helyben maradandó része valamelyik városi épületben lesz elhelyezve. A bedobozolás után azonban kiderült, hogy az összegyűlt körülbelül 1500-2000 doboznak új helyet kell találni. Végül a költöztető cég segítségével ezt a problémát is sikerült megoldani: a dobozokat, természetesen megfelelő javadalmazásért cserébe, saját raktárukba szállították megőrzésre. A cikk szerzője ezzel a megoldással kapcsoltban azonban kiemeli, hogy bár nagyobb kár nem történt a szállítás és a tárolás ideje alatt, mégis célszerű lett volna jobb biztosítást kötniük a társasággal.
Forrás: Su Epstein - The Top Three Challenges of Library Relocation; In.: Public Libraries Online, 2016 April
Nincsenek megjegyzések:
Megjegyzés küldése